Hausmeisterservice für Eigentümergemeinschaften

In vielen Eigentümergemeinschaften ist der Hausmeister das meistdiskutierte Thema der Eigentümerversammlung: zu teuer, zu selten da, zu unklar, was er eigentlich tut. Fast immer liegt das Problem nicht am Dienstleister, sondern am fehlenden Leistungsverzeichnis. Dieser Artikel zeigt, wie eine WEG einen Hausmeisterservice sinnvoll beauftragt.

Was ein Hausmeisterservice für eine WEG leistet

• Kontrollgänge: regelmäßige Begehung von Treppenhaus, Keller, Heizungsraum, Außenanlagen und Tiefgarage mit Meldung an die Verwaltung
• Kleinreparaturen: Leuchtmittel, Türschließer, Klingelanlage, Briefkästen, lose Handläufe
• Reinigung: Treppenhaus, Eingänge, Müllplatz, Tiefgarage — je nach Vertrag
• Außenanlagen: Rasen, Hecken, Laub, Wege, Spielplatzkontrolle
• Winterdienst: Räumen und Streuen nach kommunaler Satzung, mit Bereitschaft
• Müllmanagement: Tonnen bereitstellen, Müllplatz sauber halten, Sperrmüll koordinieren
• Handwerkerkoordination: Zugang für Heizungswartung, Aufzugsprüfung, Reparaturen; Kontrolle der Ausführung
• Notfälle: Wasserschaden, Heizungsausfall, Sturm — Erreichbarkeit und erste Maßnahmen

Das Leistungsverzeichnis

Die Grundlage jedes Vertrags ist eine Liste, die für jede Leistung Intervall und Umfang festlegt: „Treppenhausreinigung wöchentlich, Kontrollgang zweimal pro Monat, Rasen mähen alle zwei Wochen von April bis Oktober, Winterdienst werktags ab 7 Uhr“. Ohne diese Liste ist jede Diskussion über Qualität ein Streit um Meinungen. Die Verwaltung sollte das Verzeichnis mit dem Beirat abstimmen und mit dem Angebot ausschreiben, damit Anbieter vergleichbar kalkulieren.

Was ist umlagefähig?

Nach der Betriebskostenverordnung sind laufende Hausmeisterleistungen — Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Kontrolle, Bedienung technischer Anlagen — umlagefähig. Nicht umlagefähig sind Reparaturen und Verwaltungstätigkeiten. Für vermietende Eigentümer ist es wichtig, dass die Rechnungen des Dienstleisters diese Anteile trennen; ein guter Anbieter tut das von sich aus.

Abgrenzung zum Fachhandwerk

Ein Hausmeister darf Kleinreparaturen ausführen, aber nicht in Elektro-, Gas- oder Wasserinstallationen eingreifen und keine tragenden Bauteile anfassen. Der Vertrag sollte eine Wertgrenze für eigenständige Kleinreparaturen festlegen (etwa bis zu einem festen Betrag pro Fall) und regeln, dass alles darüber der Verwaltung gemeldet und vom Fachbetrieb ausgeführt wird.

Woran Sie einen zuverlässigen Anbieter erkennen

• Betriebshaftpflicht mit ausreichender Deckung, besonders für den Winterdienst
• Feste Ansprechpartner und eine Vertretungsregel bei Urlaub und Krankheit
• Dokumentation: Begehungsprotokolle, Fotos, Meldungen per E-Mail an die Verwaltung
• Erreichbarkeit im Notfall mit genannten Reaktionszeiten
• Referenzobjekte vergleichbarer Größe, idealerweise in der Nachbarschaft
• Transparente Abrechnung: Pauschale für die Regelleistungen, Stundensatz für Zusatzaufträge, Material nach Beleg

Kosten realistisch einschätzen

Die Pauschale richtet sich nach Wohneinheiten, Treppenhäusern, Außenflächen und Leistungsumfang. Ein reiner Kontroll- und Reinigungsvertrag kostet weniger als das Komplettpaket mit Winterdienst und Grünpflege. Wichtig ist der Vergleich auf Basis desselben Leistungsverzeichnisses — ein billiges Angebot, das den Winterdienst ausklammert, ist im Januar teuer.

Vertrag und Kündigung

Üblich sind Jahresverträge mit dreimonatiger Kündigungsfrist. Sinnvoll sind eine Probezeit oder ein erstes Jahr mit kürzerer Frist, eine jährliche Überprüfung des Leistungsverzeichnisses in der Eigentümerversammlung und eine Klausel, dass Preisanpassungen begründet und rechtzeitig angekündigt werden.